1918-ra Charles M. Schwab a világ egyik leggazdagabb embere lett. Schwab a Bethlehem Steel Corporation nevű vállalat elnöke volt. Ez a cég akkoriban Amerika legnagyobb hajógyártója és a második legnagyobb acélgyártója volt. Thomas Edison, a híres feltaláló egyszer „mesteri üzletembernek” nevezte Schwabot. Schwab mindig azon volt, hogy a versenytársai fölé kerekedjen.

Folyamatosan vizsgálta annak a lehetőségeit, hogyan növelhetné csapata hatékonyságát, hogyan javíthatna a munkafolyamatokon. Ezért 1918-ban találkozót szervezett a nagy tiszteletben álló termelékenységi tanácsadóval, Ivy Lee-vel.

Lee maga is sikeres üzletember volt, azóta is gyakran emlegetik a PR úttörőjeként. A történet szerint Schwab az irodájába invitálta Lee-t, és azt mondta: 

„Mutasson nekem egy módszert, amivel jobban teljesíthetnénk.”

„Adjon nekem 15 percet minden vezetővel” – válaszolt Lee.

„Mennyibe fog ez nekem kerülni?” – érdeklődött Schwab.

„Semennyibe – mondta Lee. – Kivéve akkor, ha beválik. Három hónap után pedig küldhet nekem egy csekket arról az összegről, amennyit megért ez magának.”

Az Ivy Lee-féle módszer

Az egyes vezetőkkel eltöltött 15 perc alatt Lee elmagyarázta az alábbi egyszerű módszert, amellyel csúcsproduktivitás érhető el.

1. Minden munkanap végén írd le a hat legfontosabb dolgot, amit másnap el kell végezned! Hat feladatnál többet ne írj le!

2. Ezt a hat tételt rendezd fontossági sorrendbe!

3. A másnapi munkakezdésnél csak az első feladatra koncentrálj! Fejezd be az első feladatot, mielőtt áttérnél a második feladatra!

4. Hasonlóképpen járj el a lista többi elemével! A következő nap végén az esetlegesen befejezetlen feladatokat helyezd át a másnapi, hat feladatot tartalmazó új listára!

5. Ismételd el ezt a folyamatot minden munkanapon!

A terv egyszerűnek hangzott, azonban Schwab és vezetői csapata a Bethlehem Steelnél adtak neki egy esélyt. Három hónap után Schwab annyira elégedett volt cége előmenetelével, hogy behívatta Lee-t az irodájába, és kiállított neki egy 25.000 dollárról szóló csekket. 

Az 1918-ban kiállított 25.000 dollár 2015-ben 400.000 dollárnak felelt meg.

A tennivalók priorizálásán alapuló Ivy Lee-féle módszer bántóan egyszerűnek tűnik. Hogyan érhet egy ilyen egyszerű dolog ilyen sok pénzt? Mitől olyan hatásos?

A prioritások helyes kezelése

Lássuk, mitől olyan hatásos:

Elég egyszerű ahhoz, hogy tényleg működjön. Az ehhez hasonló módszereket leginkább azért szokták kritizálni, mert túl egyszerűek; nem veszi figyelme az élet összes apró, bonyolult kis tényezőjét. Mi történik akkor, ha hirtelen vészhelyzet áll elő? Illetve mi a helyzet a legújabb technológiák kihasználásával? 

Gyakran éppen a komplexitás a gyenge pont, mivel megnehezíti, hogy visszatérjünk az eredeti kerékvágásba. Igen, vészhelyzetek és váratlan zavaró tényezők elő fognak fordulni, ezért meg kell próbálni a lehető leginkább figyelmen kívül hagyni őket, és csak akkor foglalkozni velük, amikor tényleg kötelező. Amint lehet, vissza kell térni a fontossági sorrendbe állított tennivalólistához és a bonyolult folyamatok irányítására egyszerű szabályokat kell használni.

Mindez rákényszerít arra, hogy kemény döntéseket hozz. 

Nincsen semmi mágikus abban, hogy Lee napi hat fontos feladatot határozott meg. Nyugodtan lehetne ez akár öt feladat is. Azonban abban már van valami mágikus, hogy határokat állítunk magunknak. Ha túl sok ötletünk van (vagy ha elhalmoznak az elvégzendő feladatok), a legjobb ötlet az, ha megmetsszük ötleteinket, és lenyesünk mindent, ami nem feltétlenül szükséges. A korlátok nem korlátoznak. Lee módszere hasonlít Warren Buffet „25 5 szabály” néven emlegetett módszeréhez. E szerint csak öt létfontosságú feladatra kell összpontosítani, és minden mást figyelmen kívül kell hagyni. Alapvetően, ha nem összpontosítunk semmire, minden el fogja vonni a figyelmünket.

Megszabadít az elkezdés gyötrelmeitől. A feladatok elvégzésének legnagyobb akadálya azok elkezdése. (Nehéz felállni a fotelből, de amint tényleg nekiállunk futni, már sokkal könnyebb edzeni.) Lee módszere rákényszerít arra, hogy az előző este eldöntsük, mi legyen másnap az első feladat. Ez a stratégia hihetetlenül hasznos. Egyszerű, de működik. Az elején hozzákezdeni éppolyan fontos, mint a végén elérni a célt.

Rákényszerít a „single taskingra” A modern társadalom imádja a multi taskingot. A multi tasking mítosza az, hogy aki elfoglalt, jobban teljesít. Ennek pontosan az ellenkezője az igaz. A kevesebb prioritás jobb munkát eredményez. Figyeljük csak meg szinte bármely terület – sportolók, művészek, tudósok, tanárok, CEO-k – világhíres kiválóságait! Felfedezhetjük, hogy van egy közös tulajdonságuk: az összpontosítás. Ennek egyszerű az oka: az ember nem teljesíthet nagyszerűen egy adott feladatban, ha folyamatosan tíz felé kell osztania az idejét. Összpontosítás és következetesség kell ahhoz, hogy valamit behatóan megismerjünk.

És mi mindennek a tanulsága? Minden nap a legfontosabb dolgodat végezd először! Ez az egyetlen produktivitási trükk, amire szükséged van.

(Forrás)

 ***
Ha Te is kreatív, kihívásokkal teli mérnök állást keresel minőségi munkáltatónál, jó helyen jársz, mert a Schönherz Bázis épp azért jött létre, hogy Neked segítsen!

Gyere, nézz szét aktuális állásaink között!